רכש מוצרים ושירותים
בחן את עצמך בנושא רכש
מאת שרון גוטיינר, רו"ח ומבקר פנים, CIA, CISA
עורך האתר "ביקורת פנים"


מנהל יקר.
השאלון שלהלן יאפשר לך לקבל פידבק בסיסי בנושא התנהלות מערך הרכש בחברתך. קבל התנצלותנו מראש אם חלק מהשאלות אינן רלוונטיות בחברתך, או אם השאלון אינו מכסה את כל האספקטים המהותיים בנושא הרכש הקיימים אצלך. יחד עם זאת, נשמח לדעת אם חלק מהנושאים המכוסים בו האירו את עיניך בשיפורים אפשריים.

השאלון נערך בשיטה של "רב ברירה" ויש לבחור בתשובה אחת בלבד לכל שאלה. במידה וקיימות שתי תשובות נכונות - בחר בתשובה בעלת המספר הנמוך יותר. במידה ואף תשובה אינה מתאימה במדויק - בחר בתשובה המתאימה ביותר.

לאחר סימון התשובות סכם את מספרי התשובות ובדוק את משמעות סיכום הנקודות שהשגת כמוצג בהמשך. לבדיקה עצמית שאינה מוטה, הימנע מלקרוא את משמעות סיכומי הניקוד, עד לסיום המענה על השאלון.

                                                                                     בהצלחה!
א. האם אושר בחברה תקציב רכש שנתי?
1. לא ניתן לצפות מהו היקף הרכש לשנת הפעילות הנוכחית.
2. ניתן לאמוד את היקף הרכש השנה, אולם לא הוגדר תקציב רכש שנתי פורמלי.
3. הוגדר תקציב רכש כללי לשנת הפעילות.
4. הוגדר תקציב רכש שנתי תוך חלוקה לסוגי רכש ו/או ליחידות עסקיות.

ב. האם מתקיימים דיונים תקופתיים בנושא חריגות מתקציב הרכש?
1. לא רלוונטי מאחר ולא הוגדר תקציב רכש.
2. לא מתקיים מעקב אחר החריגות כאמור.
3. מתקיים מעקב אחר החריגות בסוף השנה ו/או ברמה כללית.
4. מתקיים מעקב אחר החריגות לפחות אחת לרבעון ותוך פירוט ליחידות עסקיות.

ג. מי מורשה ליזום דרישות רכש בחברה?
1. לא מוגדר באופן פורמלי. כל עובד מזמין את המוצרים הדרושים לו לביצוע עבודתו.
2. מוגדר מי רשאי ליזום דרישות רכש, אולם היוזמה באה גם מעובדים נוספים.
3. בכל מחלקה / יחידה עסקית קיימים מספר גורמים הרשאים ליזום רכש.
4. בכל מחלקה / יחידה עסקית מוגדר המוסמך ליזום רכש לפי סוג הקניה הנדרשת.

ד. כמה הצעות מחיר מתקבלות מספקים טרם ביצוע רכש?
1. קבלת הצעות מחיר נמצאת באחריותו מנהל הרכש ומבוצעת עפ"י שיקול דעתו.
2. יש לקבל מספר הצעות, בחירת הצעה מסוימת נתונה לשיקול דעתו של אחראי הרכש.
3. יש לקבל מספר הצעות. בחירת הצעה מבוצעת בשיתוף עם מנהל נוסף.
4. בחירת הצעה מבין מספר הצעות מבוצעת עם מנהל נוסף ולאחר מכרז / מו"מ נוסף עם הספק.

ה. האם הזמנות רכש מאושרות ע"י מורשי החתימה טרם שליחתן?
1. לא נהוג להשתמש בחברה בהזמנות רכש פורמליות לשם ביצוע קניות.
2. הזמנות רכש נחתמות ע"י האחראי על הרכש.
3. הזמנות רכש נחתמות תמיד ע"י מורשי החתימה, אולם אין הבחנה הנוגעת לסכום הרכש.
4. חתימה על הזמנות רכש מתבצעת ע"י מורשי החתימה המתאימים, עפ"י סכום הרכש.

ו. האם נערכות בעת האספקה, בדיקות קבלה למוצרים ו/או השירותים המתקבלים?
1. לא נערכות בדיקות קבלה אלא קיימת הסתמכות על תעודת המשלוח / חשבונית הספק.
2. מתבצעות בדיקות קבלה כנדרש. העובד המבצע את הבדיקות הוא אותו עובד שהנפיק הזמנות הרכש, או לחילופין אין חתימה פורמלית של הבודק כראיה לביצוע הבדיקה.
3. בדיקות קבלה מבוצעות ומאושרות ע"י עובד ייעודי שזהו תפקידו.
4. בדיקות קבלה מבוצעות ומאושרות ע"י יוזמי דרישות הרכש (להבדיל ממנפיק הזמנות הרכש), כל אחד בתחומו.

ז. כיצד מאושרת לתשלום חשבונית שנתקבלה מאת ספק?
1. כל חשבונית ספק המגיעה אל החברה, נרשמת בהנהלת החשבונות ומועברת ישירות לתשלום.
2. כל חשבונית ספק חייבת באישור פנימי בחברה לצורך אישור. מאשר התשלום (או אחד מהם) הוא אותו עובד אשר גם יזם את דרישת הרכש או גם הנפיק את הזמנת הרכש או גם אישר את קבלת המוצרים / שירותים.
3. חשבונית ספק מאושרת ע"י דרג ניהולי שלא היה מעורב באופן מהותי בשלבים הקודמים של ביצוע הרכש. דרג ניהולי זה אחראי לאישור כל חשבוניות הספקים המגיעות אל החברה.
4. חשבונית ספק מאושרת ע"י דרג ניהולי שלא היה מעורב באופן מהותי בשלבים הקודמים של ביצוע הרכש. קיימת הגדרה של העובדים המורשים לאשר חשבוניות ספק בהתאם לסכום הכספי של החשבונית.

ח. כיצד מתבצע תשלום לספק?
1. התשלום מבוצע בהמחאה בחתימת מורשה חתימה יחיד.
2. קיימים שני מורשי חתימה אולם אחד או יותר מהם, גם לוקח חלק באישור חשבונית הספק לתשלום או בשלבי קודמים של ביצוע הרכש.
3. התשלום מבוצע בהמחאות כאשר שני מורשי חתימה חותמים עליהן. מורשי חתימה אלה אינם מעורבים באישור חשבונית הספק לתשלום או בשלבי קודמים של ביצוע הרכש.
4. כמו (3) אלא שנעשה שימוש במס"ב במקום בהמחאות.

מהו סכום הנקודות שצברת?

8 עד 12
תחום הרכש בחברה לוקה ברמה הניהולית והוא מתנהל בחברה כספינה ללא קברניט. ייתכן שמסיבות שונות כגון היעדר ידע, היעדר מודעות ואפילו היעזר זמן, לא קיימת תשתית ניהולית בסיסית בנושא זה. במקרים רבים המצב נובע מסיבות פרסונליות וייתכן ויש מקום לשקול שינויים פרסונליים. במצב זה ייתכנו גם חשיפות סטטוטוריות.

13 עד 20
קיימת תשתית ניהולית בתחום הרכש אולם תהליכי הרכש אינם מאפשרים קיום בקרה נאותה. השליטה מצויה, כנראה, בידי האחראים הישירים על תחום זה, אולם אינה מועברת לדרגה הניהולית שמעל.  מצב זה מהווה פתח לאי סדרים.

21 עד 28
קיימת תשתית ניהולית, קיימת מערכת בקרה סבירה על תהליך הרכש, אולם קיים חוסר יעילות.

29 עד 32
התחום מנוהל באופן ראוי להערכה.  התשתית הניהולית טובה, תהליכי הבקרה טובים, והתהליכים מתנהלים תוך חתירה ליעילות תפעולית.


נושאים נוספים אפשריים לבחינה עצמית:
- בחברה ציבורית - אישור עסקאות רכש מבעלי עניין ודיווח על כך.
- תלות בספקים עיקריים וצעדים להקטנת תלות זו.
- הגנה כנגד חשיפות מטבעיות ברכש מספקים בחו"ל.
- תהליך יבוא מוצרים, כולל הוצאת LC, ביטוחים, הצהרות למכס, תשלום מע"מ ובקרות.
- אפשרות לייעול תהליך הרכש, כולל התאמה לתהליך ייצור.
- קיום נוהל עבודה מוגדר בנושא, עדכניותו ואיכותו. בדיקת יישומו.
- תהליך בחירת ספקים, כולל ועדת רכש, מכרזים, מדדי איכות.
- יישום נוהל סמכויות החתימה של החברה לכל אורך תהליך הרכש.
- עבודה מול קבלני משנה, ניהולם ופיקוח עליהם, התקשרויות Turn-Key.
- סקירה כלכלית - עסקית (להבדיל ממשפטית) של הסכמים מיוחדים עם ספקים.
- מיקור חוץ, אסטרטגיה, שיקולים ואופטימיזציה.



נהלי עבודה לתחום הרכש

תהליך הרכש במרבית החברות הוא מובנה ושיטתי, וגם דומה ברובו בין חברה אחת לרעותה. ניתן להגדיר מספר שלבים בתהליך זה ולאגד אותם לנוהל רכש אחד או מספר נהלי רכש המתייחסים לשלבים השונים כדלקמן:
1. ייזום דרישת רכש
2. בדיקת דרישת רכש ע"י קניין
3. קבלת הצעות מחיר מספקים
4. ניהול מו"מ עם ספקים
5. בחירת הספק
6. עריכת הזמנת רכש
7. אישור הזמנת רכש
8. משלוח הזמנת רכש אל הספק
9. קבלת אישור להזמנה מאת הספק
10. מעקב
11. קבלת המוצר מהספק
12. אישור חשבונות ספקים ותשלומם
13. דוחות ניהוליים שיש לשלב כבקרה על התהליך

בנוסף, רצוי שיהיו בחברה נהלים להבטחת שיפור מתמיד באיכות מקורות הרכש, כלהלן:
1. איתור מקורות רכש חלופיים
2. אישור ספקים
3. דירוג ספקים

בקרה טובה על תהליך הרכש - הדרך הוודאית לחיסכון כספי!

רכש החברה הינו אחד משני גורמים עיקריים להוצאת כספים מן החברה (בנוסף למשכורות). לפיכך, על המנהלים בחברה להניח דעתם:
  • שהרכש בחברה אינו מבוצע בצורה בזבזנית.
  • ששיקול המלאי עומד לנגד עיני הקניינים (לנצל תחילת מלאי קיים, לא להזמין כמויות עודפות).
  • שאנשי הרכש משתדלים באופן שוטף להשיג תנאי רכש אופטימליים עבור החברה (מחיר, איכות, אמינות אספקה).
  • שלא קיימים אנשי רכש (החל מהמוסמכים ליזום דרישת רכש) המנצלים את תפקידם לרעה.
  • שכל המוצרים והשירותים בגינם משולם, אכן סופקו בפועל.
  • שחשבונות הספקים נבדקים כנדרש לפני תשלומם, ושאין "חותמות גומי".

    שמירה על כל הנ"ל יכולה לחסוך כספים נכבדים לחברה. כיצד ניתן להבטיח את כל הנ"ל? פשוט. ע"י רמת בקרה גבוהה המתוחזקת באופן שוטף. רמת בקרה גבוהה ושוטפת ניתן להשיג באמצעים הבאים:
  • בדיקות מדגמיות שוטפות על אנשי הרכש בארגון, שהם אכן מיישמים את סמכויות החתימה, כל אחד בתחומו (ייזום דרישת רכש, הפקת הזמנת רכש וכו'). על אנשי הרכש לדעת כי הם נבדקים באופן שוטף, מה שיתרום לכשלעצמו על הגברת הבקרה בנושא.
  • בדיקת רמות המלאי של פריטי מלאי שונים שנרכשים, במועד הוצאת הזמנות הרכש.
  • בדיקות מדגמיות שוטפות של הצעות מחיר שהתקבלו מספקים שונים, עובר לביצוע רכישות, והשיקולים שהביאו לבחירת הצעה ספציפית.
  • בדיקות מדגמיות שוטפות על תעודות משלוח, התאמתן להזמנות רכש ואישור תעודות המשלוח ע"י נציג החברה.
  • בדיקות מדגמיות של חשבוניות ספקים והתאמתן להזמנות הרכש ותעודות המשלוח.
  • בדיקות מדגמיות של המחאות ששולמו לספקים והתאמתן לחשבוניות.


    אימייל לכותב המאמר         שלח את המאמר לחבר        הזמנת בדיקה בנושא זה


    מצאתם את המידע שימושי ומועיל?
    מעוניינים בהצעות לבדיקת נושאים נוספים?
    צרו קשר!




    ליסינג סנטר