בקרות על תשלומים
מאת שרון גוטיינר, רו"ח ומבקר פנים, CIA, CISA
עורך האתר "ביקורת פנים"

כללי

ביקורת פנים בנושא בקרות כספיות בודקת את הבקרה הקיימת בחברה על יציאת כספים בדרכים שונות. למעשה, כספים יכולים לצאת באמצעות 8 דרכים מקובלות:
1. המחאות
2. העברות בנקאיות (לארץ / לחו"ל)
3. מכתבי אשראי דוקומנטרי (LC)
4. כרטיסי אשראי
5. מזומן
6. מס"ב (מסלקה בנקאית)
7. הוראות קבע בבנק
8. ערבויות בנקאיות (באופן עקיף)

בכל אחת מן הדרכים הנ"ל, על הנהלת החברה להניח דעתה:
  • שסמכויות החתימה של החברה מיושמות בפועל.
  • שקיימת הפרדת תפקידים נאותה המהווה בקרה נוספת למניעת אי סדרים ומעילות.

    בנוסף, קיימים נושאים המתייחסים לאופן ניהול הכספים בחברה באופן כללי כגון:
  • ניהול תזרים מזומנים
  • תקציב ובקרה תקציבית
  • ניהול חשבונות בנק

    מה חשוב לבדוק?

    בנושא סמכויות חתימה
    בנושא תשלום באמצעות המחאות
    בנושא ביצוע העברות בנקאיות
    בנושא קופה קטנה
    בנושא מס"ב
    בנושא ניהול תזרים מזומנים


     
    בנושא סמכויות חתימה
    1. האם סמכויות החתימה של החברה תואמות את צרכי החברה: הבקרה הנדרשת מחד וזמינות מורשי החתימה מאידך?
    2. באילו מצבים נדרש רק מורשה חתימה אחד? מהי החשיפה הקיימת במקרים אלה?
    3. האם קורה שסמכויות החתימה מנוטרלות ע"י פיצול סכום תשלום למספר תשלומים קטנים?
     
    בנושא תשלום באמצעות המחאות
    1. תהליך חתימת המחאות בחברה והבקרות השלובות בו.
    2. האם המחאות נחתמות אך ורק עפ"י סמכויות החתימה של החברה?
    3. האם ייתכן שהבנק מכבד גם המחאות שאינן חתומות עפ"י סמכויות החתימה (בדיקת חובה!) ?
    4. האם במהלך חתימת ההמחאות מצורף לכל אחת החומר הרלוונטי - הזמנת רכש, תעודת משלוח, חשבון/ חשבונית שנבדקה ע"י פונקציה נוספת בחברה?
    5. האם משורטטות על ההמחאות הגבלות על סחירות ההמחאות ("שלמו ל" + "למוטב בלבד" + "קרוס") והאם קיימות גם המחאות ידניות סחירות למקרה הצורך?
    6. האם בלוקים ריקים של המחאות נשמרים במקום מוגן?
    7. האם קיימות המחאות ריקות בהתאם למספרים הסידוריים שהוזמנו (או שמא חסרות המחאות)?
     
    בנושא ביצוע העברות בנקאיות
    1. תהליך ביצוע העברות בנקאיות בחברה והבקרות השלובות בו.
    2. האם מיושמות סמכויות החתימה של החברה?
    3. האם הבנק מקפיד על סמכויות חתימה אלה?
    4. האם בוצעו העברות בנקאיות מתוך חשבונות שאינם נמצאים בשימוש שוטף?
     
    בנושא קופה קטנה
    1. מהו סכום ההוצאות השנתיות במסגרת קופה קטנה והאם הוא סביר?
    2. אופן ניהול הקופה הקטנה והבקרות הקיימות.
    3. האם יש הפרדה בין העובד השומר על הקופה הקטנה לבין העובד הרושם את פקודות הנהלת החשבונות בגינה?
    4. האם בספירת פתע של הקופה הקטנה נמצא שהיתרה תואמת את הרישומים?
    5. האם יתרת הכסף + הקבלות שבקופה תואמות את דמי המחזור של הקופה?
    6. האם עובדים מגישים קבלות תוך מילוי דוח מפורט וחתימה עליו?
    7. האם הקבלות ששולמו באמצעות קופה קטנה נתקבלו בגין הוצאות עסקיות בלבד?

    ומסר קטן בנושא זה: קופה קטנה - כסף גדול!

     
    בנושא מס"ב
    1. האם ההרשאות לשידור דו"ח מס"ב תואמות את סמכויות החתימה של החברה?
    2. היכן שומר כל אחד מהמורשים את הכרטיס המגנטי האישי שלו?
    3. האם הנסיבות בפועל מאלצות מי מהמורשים להשאיר כרטיס מגנטי + סיסמה בידי מורשה אחר?
    4. מה ניתן ללמוד מדוח המפרט את כל שידורי המס"ב שבוצעו במהלך שנה מסוימת (האם יש שידורים חריגים)?
     
    בנושא ניהול תזרים מזומנים
    1. האם החברה מסוגלת לחזות בנקל ובכל נקודת זמן, מהו תזרים המזומנים החזוי שלה לחודש הקרוב?
    2. האם קיים צפי של תזרים מזומנים לרבעון הקרוב? לשנה הקרובה?
    3. האם המחאות נמסרות לספקים תוך התחשבות בתזרים המזומנים הצפוי?
    4. האם הלוואות / פיקדונות החברה מנוהלות על בסיס תזרים המזומנים החזוי?


    אימייל לכותב המאמר         שלח את המאמר לחבר        הזמנת בדיקה בנושא זה


    מצאתם את המידע שימושי ומועיל?
    מעוניינים בהצעות לבדיקת נושאים נוספים?
    צרו קשר!