גביה מלקוחות
מאת שרון גוטיינר, רו"ח ומבקר פנים, CIA, CISA
עורך האתר "ביקורת פנים"

כללי

ביקורת פנים בנושא גביה מלקוחות מיועדת:
1. לבדוק את כלי הניהול והבקרה הקיימים בחברה על חובות לקוחות.
2. לבדוק את תהליך ההתחשבנות עם הלקוחות ואת הבקרות השלובות בו.
3. לבדוק אם ניתן לזרז את תהליך הגביה, לפחות ככל שהוא תלוי בחברה, על מנת לשפר את תזרים המזומנים ולחסוך בהוצאות המימון.
4. לבדוק כיצד מטופלים חובות בעייתיים והאם הטיפול יעיל.
5. לבדוק את הבקרות הקיימות על מתן הנחות ועל הוצאת זיכויים.

מה חשוב לבדוק בנושא:

בדיקת לקוחות טרם התקשרות
שלימות הוצאת החיובים ללקוחות
מועד הוצאת החיוב ללקוחות
בקרת החשבוניות המוגשות ללקוחות
מתן הנחות ואישורן
טיפול בקשיי גביה ואופן הסלמת הצעדים הננקטים
קבלת המחאות בחברה והטיפול בהן
רישומי תקבולים בהנהלת החשבונות


 
בדיקת לקוחות טרם התקשרות
1. האם מבוצעות בדיקות כלשהן על לקוחות חדשים טרם ההתקשרות עימם?
2. לחלופין, האם קיימת הדרגתיות במתן אשראי ללקוחות חדשים?
3. לחלופין, אילו בטחונות נדרשים מלקוחות חדשים?
4. לחלופין, האם קיימת מדיניות של אישור תקרות אשראי ללקוחות בכלל וללקוחות חדשים בפרט?
5. האם הנוהל / המדיניות הקיימים אכן מיושמים בפועל?
 
שלימות הוצאת החיובים ללקוחות
1. איזה כלי בקרה קיים בחברה על מנת לוודא שנופקו חשבוניות מבלי ש"נשכחו" לקוחות כלשהם?
2. האם אכן נעשה שימוש בכלי זה בפועל?
 
מועד הוצאת החיוב ללקוחות
1. האם ניתן לקצר את משך הזמן בחברה מרגע סיום מתן השירות / אספקת המוצר ועד למועד הוצאת החיוב אל הלקוח.
2. מהו הסכום שניתן לחסוך בהוצאות המימון ע"י יישום הממצאים בנושא?
 
בקרת החשבוניות המוגשות ללקוחות
1. האם סכומי החשבוניות ותנאי התשלום אכן תואמים את הזמנות הלקוחות?
2. איזה בדיקות מבוצעות וע"י מי, טרם הוצאת החשבונית אל הלקוח?
3. בדיקת יישום בפועל!!
 
מתן הנחות ואישורן
1. מהי מדיניות החברה בנושא מתן הנחות?
2. מי מוסמך לאשר מתן הנחה או זיכוי?
3. האם קיים תיעוד לאישור שנתקבל בנושא?
4. בדיקת יישום - האם המדיניות או ההרשאות אכן מיושמות בפועל!!
 
טיפול בקשיי גביה ואופן הסלמת הצעדים הננקטים
1. האם החברה נתקלת בבעיות גביה?
2. האם קיים נוהל עבודה מוגדר לתהליך הטיפול בחובות בעייתיים? (אם לא - כדאי להגדיר)
3. אילו שלבים קיימים בתהליך הסלמת הטיפול מול הלקוח בגביית החוב?
4. באילו מקרים / החל ממתי מתקבלת החלטה על העברת החוב לטיפול משפטי?
5. מהי מדיניות החברה בנושא אספקת סחורה / מתן שירות ללקוח בעל חוב קודם?
6. האם כל הנ"ל אכן מיושמים בפועל?
7. האם ייתכן שאופן טיפול החברה בחוב בעייתי מעודד לקוחות מסוימים שלא לשלם את החוב? (אכן שאלה פרובוקטיבית, אבל הממצאים מפתיעים לא פעם).


אימייל לכותב המאמר         שלח את המאמר לחבר        הזמנת בדיקה בנושא זה


מצאתם את המידע שימושי ומועיל?
מעוניינים בהצעות לבדיקת נושאים נוספים?
צרו קשר!